Излишки и недостачи при инвентаризации: как отразить в бухгалтерском и налоговом учёте

Илья Антоненко

Во время инвентаризации часто возникают спорные ситуации: компании не могут взыскать убытки с виновного лица из-за несвоевременного проведения или ненадлежащего оформления инвентаризации или получают доначисление налогов в ходе налоговой проверки. Рассмотрим, когда проводить инвентаризацию, как её оформлять и отражать в учёте.

Когда нужно проводить инвентаризацию

Инвентаризацию проводят перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, но это не единственный случай, когда она необходима (п. 3 ст. 11 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее — Закон о бухучёте), п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.1998 № 34н). Например, инвентаризацию надо регулярно проводить, чтобы выявить пищевую продукцию, лекарства и иные товары с истёкшим сроком хранения (п. 4 ст. 5 Закона РФ от 07.02.1992 № 2300-1).

Если не провести инвентаризацию в установленных законом случаях или провести её несвоевременно, например после увольнения материально ответственного лица, то компания:

  • не сможет привлечь уволившегося работника к материальной ответственности (Определение Судебной коллегии по гражданским делам ВС РФ от 07.05.2018 № 66-КГ18-6);
  • не сможет учесть потери от недостачи в составе налоговых расходов (ст. 252, 265 НК РФ, постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 01.11.2018 № 09АП-51247/2018).

Как оформлять инвентаризацию

С 2013 года применять унифицированные формы первичных документов не обязательно (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте).

На наш взгляд, безопаснее всего разработать собственные формы документов для учёта результатов инвентаризации, взяв за основу формы, утверждённые Госкомстатом. Свои формы нужно утвердить в приложении к учётной политике организации или приказом ИП (п. 4 ст. 9 Закона о бухучёте, п. 4 ПБУ 1/2008).

Если при документальном оформлении инвентаризации допущены нарушения, могут наступить следующие последствия:

  • невозможность привлечь виновных лиц к материальной ответственности (письмо Минфина от 30.12.2019 № 03-11-11/103406);
  • отказ проверяющих учесть недостачу в составе налоговых расходов (письмо Минфина от 24.12.2014 № 03-03-06/1/66948);
  • начисление НДС со стоимости недостачи в ходе налоговой проверки (постановление АС ДВО от 24.01.2019 № Ф03-5265/2018).

Как учесть результат инвентаризации — шпаргалка

Рассмотрим алгоритм учёта результатов инвентаризации на примере материально-производственных запасов (МПЗ). Напомним, что результаты инвентаризации оформляются первичными документами согласно учётной политике компании, например ведомостью учёта результатов, выявленных инвентаризацией (ИНВ-26).

Ситуация 1. Выявлены излишки

Бухгалтерский учёт. Оприходуйте излишки по рыночной стоимости, подтверждённой документально. На стоимость излишков, выявленных при инвентаризации, сделайте проводку:

  • Дт 10 (41) Кт 91.1

Налоговый учёт. Стоимость излишков включается в состав внереализационных доходов по налогу на прибыль и УСН (п. 8 ст. 250, п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Рыночную стоимость отнесите в доходы в момент завершения инвентаризации.

Для целей налога на прибыль можно учесть в составе расходов стоимость излишков МПЗ по факту их отпуска в производство или продажи (п. 2 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН можно учесть излишки товаров в момент их продажи (письмо Минфина от 24.05.2013 № 03-11-06/2/18968).

Ситуация 2. Выявлена недостача (порча) в пределах норм естественной убыли

Бухгалтерский учёт. Отразите стоимость недостачи (порчи) и спишите сумму в пределах норм естественной убыли как материальные расходы.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 20 (44) Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) в пределах норм естественной убыли учитываются для целей налога на прибыль в составе материальных расходов на момент завершения инвентаризации (пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ). Для целей УСН убыток от недостачи не учитывается, так как купленные материалы уже учтены при получении и расход задвоится (п. 2 ст. 346.16, ст. 346.17, п. 1 ст. 252 НК РФ).

Ситуация 3. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите недостачу на счёте 94 и отнесите её по балансовой стоимости на сотрудника.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 73 (76) Кт 94
  • Дт 50 (51, 70) Кт 73 (76)

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм не учитываются для целей УСН. Для целей налога на прибыль они учитываются во внереализационных расходах в один из следующих периодов (пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ, письма Минфина от 26.10.2018 № 03-03-06/1/77156, от 20.02.2017 № 03-03-06/1/9693):

  • признание виновным лицом;
  • вступление в силу решения суда о взыскании убытков с виновного лица;
  • признание страховой компанией страхового случая в связи с недостачей (порчей).

При кассовом методе учесть сумму возмещения нужно в момент внесения денежных средств в кассу или на расчётный счёт организации.

Ситуация 4. Выявлена недостача (порча) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм. Виновник не установлен

Бухгалтерский учёт. Отразите сумму недостачи (порчи) и спишите убыток в связи с отсутствием виновного лица.

  • Дт 94 Кт 10 (41)
  • Дт 91.2 Кт 94

Налоговый учёт. Убытки от недостачи (порчи) сверх норм естественной убыли или в отсутствие таких норм учитываются для целей налога на прибыль в составе внереализационных расходов. Чтобы подтвердить отсутствие виновного лица, понадобятся документы, например постановление о прекращении уголовного дела от полиции (пп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ). Для целей УСН такие убытки не учитываются.

Илья Антоненко, ведущий эксперт Национальной консалтинговой компании

Не пропустите новые публикации

Подпишитесь на рассылку, и мы поможем вам разобраться в требованиях законодательства, подскажем, что делать в спорных ситуациях, и научим больше зарабатывать.

Как проводить инвентаризацию склада быстро и правильно?

Инвентаризация склада

Проведение инвентаризации материалов на складе

Инвентаризация материалов на складе – трудоемкая, но необходимая процедура для учета остатков и поддержания порядка. С ее помощью можно оценивать эффективность производства и управлять продажами. Эту процедуру вполне реально провести своими силами, зная общие правила ее проведения. Однако, вы так же можете воспользоваться услугами специализированных организаций, оказывающих их на аутсорсинге, которые могут свести проведение инвентаризации на складе к отсутствию лишней волокиты.

Как проводить инвентаризацию на складе?

Стоит учитывать, что затраты на проведение инвентаризации в рабочее время и в не рабочее время разнятся. Но в любом случае, инвентаризация склада стоит денег, так как требуется выплатить работникам двойной тариф за работу в выходной. Если же инвентаризация проводится сотрудниками в рабочее время, то возможность выполнения ими своих непосредственных обязанностей не рассматривается. Налаживание автоматизированного учета поможет не увлекаться внеплановыми инвентаризациями.

Порядок проведения инвентаризации включает в себя:

— присутствие всех членов комиссии (представители администрации, главный бухгалтер, экономисты, техники и инженеры, сотрудники внутреннего аудита, материально-ответственные лица и независимые аудиторы) ;

— фактический подсчет товарно-материальных ценностей;

— предоставление товарных отчётов со всеми документами по движению товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расписки от материально-ответственных лиц;

— результаты инвентаризации фиксируются в описи и акте об инвентаризации.

Для начала, руководителем предприятия издается приказ о создании инвентаризационной комиссии. Приказ, запускающий процедуру инвентаризации, может быть создан как в произвольной форме, так и на бланке формы ИНВ-22. Он содержит данные, необходимые для того, чтобы проводилась инвентаризация товара на складе. Во всех документах, составленных в ходе ревизии, должны присутствовать его реквизиты. После, уже комиссией готовится план о проведении инвентаризации, руководством этот план подтверждается.

Комиссией проводится физический пересчет материальных ценностей на складе, ведется опись по форме ИНВ-3. Описи заполняются ручкой и предельно аккуратно, так как возможности исправить практически нет. Однако если такой казус случается, то ошибка зачеркивается одной чертой, поверх нее пишутся верные данные. При обнаружении испорченного товара, учет его ведется по форме ТОРГ-16. При проверке навалочного товара, проводится обмер его габаритов и сравнение с информацией, указанной в сопроводительных документах от поставщика. Товары, хранящиеся в нетронутых упаковках, засчитываются в соответствии с маркировкой.

Итоговая проверка

Для контрольной проверки, несколько упаковок могут быть вскрыты, для сравнения на соответствие их количества, указанному на маркировке. По результатам, материально-ответственные лица расписываются в своем согласии с результатами проверки. После идет оформление акта об инвентаризации, где отражают реально имеющиеся на складе остатки товарно-материальных ценностей. Акт инвентаризации является одним из самых важных документов, составляемых инвентаризационной комиссией по установленной форме.

Сами акты инвентаризации вполне могут иметь отличающиеся друг от друга содержание. Для отображения всех имеющихся сведений, бухгалтером заполняется ведомость. В нее вносят данные о недостачи и излишках. Документ должен быть подписан всеми членами комиссии. На его основании можно взыскивать убытки с материально-ответственных лиц. Все результаты инвентаризации вносятся в отчетность месяца, в котором она проводилась. Результаты годовой отчетности входят в годовой отчет.

Предлагаем вам воспользоваться арендой наших складов. Для более подробной информации звоните по телефону +7-495-647-65-74